الرئيسية
من طرف samea 29/03/07, 11:23 pmحتى يكون اجتماعك ناجحاً ومثمراً… عليك بهذه الثلاثة
كما نعلم أنه ليس كل الإجتماعات ناجحة, فبعض الإجتماعات تنتهي بالفشل ولا تأتي بالنتائج المرجوة والمرسومة لها بسبب عدم الإعداد الجيد له. فيحدث أن يتأخر المشاركون المهمون عن الإجتماع أو يحضرونه بدون أي فكرة عن النقاط الرئيسية و المواضيع النقاشية فيه أو لا يعلم المشاركون من الأساس من أجل ماذا عقد الإجتماع! فيحدث أن يسأل كل واحد منهم نفسه متى سينتهي الإجتماع وكم موضوعاً بقي لم يطرح بعد للنقاش, فنفقد بذلك المشاركة الإيجابية والفعالة منهم,اللازمة لإنجاح الإجتماع.
إن مثل هذه الإجتماعات يعد ضياعاً للوقت والمال والموارد للشركة. فلو أخذنا فقط جانب التكلفة المالية التي تنتج عن كل إجتماع و حاولنا أن نحسب فقط عدد المشركين فيه وافترضنا أنهم جميعاً يعملون بنظام الساعات وحسبنا إجمالي الساعات المنقضية ثم ضربنا مجموع الساعات هذه بأجرة العمل للساعة الواحدة لوجدنا أننا أهدرنا الكثير من المال إذا ما فشل هذا الإجتماع. هذا بغض النظر عن التكاليف العامة الأخرى مثل استئجار القاعة والمعدات اللازمة وتقديم المرطبات. ولو فكرنا قليلاً في المدى البعيد وحاولنا أن نقدر كم عدد المرات في الشهر الواحد تعقد الشركة مثل هذا الإجتماع ثم في السنة لوجدنا أن مجموع التكاليف أدهى وأمر.
فحتى تضمن النجاح والنتائج المرجوة لاجتماعك عليك بالآتي:
أولاً. لا تعقد اجتماعاً إلا لضرورة وحاجة للقيام بذلك.
الموظفون دائماً مشغولون بأعمالهم ومهاماتهم اليومية, فالوقت الذي يقضونه في حضور الإجتماع إنما هو على حساب أوقات عملهم ودوامهم. و تعتبر هذه الساعات الضائعة بمثابة ساعات غير منتجة ومدفوعة لها من قبل الشركة. لذاك تأكد من الحاجة إلى عقد أي اجتماع وإلى الأشخاص المعنيين قبل دعوتهم للحضور وأنهم سيساهمون أو ستكون لهم علاقة بالقرارات التي سوف تصدر.
ثانياً. قم بارسال إشعار مفصل عن الإجتماع بوقت كاف قبل عقده. اعط وقتاً كافياً للمدعوين للإجتماع يسمح لهم بالاستعداد وعمل التغييرات اللازمة لجدول أعمالهم قبل أن يحضروا. الإشعار المبكر يمنحك أيضاً فرصة التعرف على الذين لا يمكنهم الحضور في ذلك التاريخ, إما لمهمة عمل خارجية أو للقيام بعمل أهم, فتتمكن بذلك عمل التعديلات اللازمة بتأخير الإجتماع أو تقديمه حسب الظروف, حتى يتسنى للجميع الحضور فتكمل الفائدة. تأكد من أن الإشعار يحتوي على المواضيع النقاشية في الإجتماع والوقت والمكان المراد عقده فيه حتى يحضّر المشاركون له فتكون المشاركة فعالة ولا يكون هناك حضوراً بدون إعداد أو فكرة سابقة.
ثالثاً. قم بتلخيص نتائج الإجتماع والقرارات الصادرة. لا تريد بالطبع, بعد الإجتماع , أن تذهب كل الجهود المبذولة من أجل إنجاحه هبائاً منثوراً بسبب عدم قيام أحد بتلخيص النتائج والمهامات المتفقة عليها خلال الإجتماع. لذلك اعمل تلخيصاً بعد الإنتهاء من كل إجتماع ولا يجب أن يكون بالضرورة مفصلاً ودقيقاً, بل يكفي بأن يفهم من لم يحضر الإجتماع ماذا جرى خلاله بمجرد قراءته للتلخيص. فيجب أن يحتوي على النقاط الرئيسية للمواضيع التي نوقشت و القرارات الصادرة والمهامات الموكلة ومواعيد تنفيذها. وقد يشمل التلخيص أيضاً على جدول الأعمال المقترح والتاريخ والمكان للإجتماع القادم.
بهذه الخطوات البسيطة تستطيع أن تحول اجتماعك من عملية مهدرة للوقت والمال إلى استثمار ناجح ومثمر لهما يعكس إيجاباً على إنتاجية الشركة وبالتالي نجاحها.
كما نعلم أنه ليس كل الإجتماعات ناجحة, فبعض الإجتماعات تنتهي بالفشل ولا تأتي بالنتائج المرجوة والمرسومة لها بسبب عدم الإعداد الجيد له. فيحدث أن يتأخر المشاركون المهمون عن الإجتماع أو يحضرونه بدون أي فكرة عن النقاط الرئيسية و المواضيع النقاشية فيه أو لا يعلم المشاركون من الأساس من أجل ماذا عقد الإجتماع! فيحدث أن يسأل كل واحد منهم نفسه متى سينتهي الإجتماع وكم موضوعاً بقي لم يطرح بعد للنقاش, فنفقد بذلك المشاركة الإيجابية والفعالة منهم,اللازمة لإنجاح الإجتماع.
إن مثل هذه الإجتماعات يعد ضياعاً للوقت والمال والموارد للشركة. فلو أخذنا فقط جانب التكلفة المالية التي تنتج عن كل إجتماع و حاولنا أن نحسب فقط عدد المشركين فيه وافترضنا أنهم جميعاً يعملون بنظام الساعات وحسبنا إجمالي الساعات المنقضية ثم ضربنا مجموع الساعات هذه بأجرة العمل للساعة الواحدة لوجدنا أننا أهدرنا الكثير من المال إذا ما فشل هذا الإجتماع. هذا بغض النظر عن التكاليف العامة الأخرى مثل استئجار القاعة والمعدات اللازمة وتقديم المرطبات. ولو فكرنا قليلاً في المدى البعيد وحاولنا أن نقدر كم عدد المرات في الشهر الواحد تعقد الشركة مثل هذا الإجتماع ثم في السنة لوجدنا أن مجموع التكاليف أدهى وأمر.
فحتى تضمن النجاح والنتائج المرجوة لاجتماعك عليك بالآتي:
أولاً. لا تعقد اجتماعاً إلا لضرورة وحاجة للقيام بذلك.
الموظفون دائماً مشغولون بأعمالهم ومهاماتهم اليومية, فالوقت الذي يقضونه في حضور الإجتماع إنما هو على حساب أوقات عملهم ودوامهم. و تعتبر هذه الساعات الضائعة بمثابة ساعات غير منتجة ومدفوعة لها من قبل الشركة. لذاك تأكد من الحاجة إلى عقد أي اجتماع وإلى الأشخاص المعنيين قبل دعوتهم للحضور وأنهم سيساهمون أو ستكون لهم علاقة بالقرارات التي سوف تصدر.
ثانياً. قم بارسال إشعار مفصل عن الإجتماع بوقت كاف قبل عقده. اعط وقتاً كافياً للمدعوين للإجتماع يسمح لهم بالاستعداد وعمل التغييرات اللازمة لجدول أعمالهم قبل أن يحضروا. الإشعار المبكر يمنحك أيضاً فرصة التعرف على الذين لا يمكنهم الحضور في ذلك التاريخ, إما لمهمة عمل خارجية أو للقيام بعمل أهم, فتتمكن بذلك عمل التعديلات اللازمة بتأخير الإجتماع أو تقديمه حسب الظروف, حتى يتسنى للجميع الحضور فتكمل الفائدة. تأكد من أن الإشعار يحتوي على المواضيع النقاشية في الإجتماع والوقت والمكان المراد عقده فيه حتى يحضّر المشاركون له فتكون المشاركة فعالة ولا يكون هناك حضوراً بدون إعداد أو فكرة سابقة.
ثالثاً. قم بتلخيص نتائج الإجتماع والقرارات الصادرة. لا تريد بالطبع, بعد الإجتماع , أن تذهب كل الجهود المبذولة من أجل إنجاحه هبائاً منثوراً بسبب عدم قيام أحد بتلخيص النتائج والمهامات المتفقة عليها خلال الإجتماع. لذلك اعمل تلخيصاً بعد الإنتهاء من كل إجتماع ولا يجب أن يكون بالضرورة مفصلاً ودقيقاً, بل يكفي بأن يفهم من لم يحضر الإجتماع ماذا جرى خلاله بمجرد قراءته للتلخيص. فيجب أن يحتوي على النقاط الرئيسية للمواضيع التي نوقشت و القرارات الصادرة والمهامات الموكلة ومواعيد تنفيذها. وقد يشمل التلخيص أيضاً على جدول الأعمال المقترح والتاريخ والمكان للإجتماع القادم.
بهذه الخطوات البسيطة تستطيع أن تحول اجتماعك من عملية مهدرة للوقت والمال إلى استثمار ناجح ومثمر لهما يعكس إيجاباً على إنتاجية الشركة وبالتالي نجاحها.
؟؟؟؟
؟؟
؟
